Albarans i facturació professional
Com gestionar múltiples lliuraments i agrupar-los en una única factura
Quan un client professional rep diversos lliuraments, cada sortida ha de conservar el seu propi detall: quins productes es van lliurar, en quines quantitats i a quin client corresponien.
Shopswey permet mantenir aquesta traçabilitat mitjançant albarans i, quan arriba el moment de facturar, agrupar els lliuraments seleccionats d’un mateix client en una única factura, sense haver de reconstruir manualment les operacions.
Primer: el client i les seves condicions comercials
La venda professional parteix d’una fitxa de client correctament identificada.
Un mateix catàleg pot treballar amb condicions diferents segons el client: tarifes, preus, descomptes, dades fiscals o adreces de lliurament. Per això, abans de preparar una operació convé comprovar tres elements:
- Client. Identifica correctament a qui véns i revisa les seves dades de facturació i lliurament.
- Productes. Defineix les referències, formats i quantitats que formen part de l’operació.
- Condicions comercials. Comprova els preus, tarifes o descomptes que corresponguin al client i a aquesta venda.
A Shopswey, les operacions queden vinculades al client corresponent. No necessites crear una fitxa nova per a cada lliurament: comandes, albarans i factures formen part de l’historial comercial del mateix client.
De la comanda a l’albarà i de l’albarà a la factura
El circuit separa cada moment de l’operació per conservar-ne la traçabilitat.
Prepara l’operació
Selecciona el client, els productes i les quantitats.
Abans de continuar, revisa les condicions comercials aplicables. Si l’operació encara està en preparació, la comanda i els seus estats permeten mantenir-ne el seguiment fins que arribi el moment de fer el lliurament.
Documenta cada lliurament
Quan es produeix una sortida de mercaderia, genera l’albarà corresponent.
L’albarà conserva el detall d’aquest lliurament: productes, formats i quantitats lliurades al client.
Això permet que dos lliuraments fets en dies diferents continuïn sent dues operacions identificables, encara que posteriorment es facturin juntes.
Conserva la relació entre client i lliuraments
Cada albarà roman associat al client corresponent.
D’aquesta manera, quan arriba el moment de facturar, pots localitzar els lliuraments pendents sense reconstruir-los a partir de notes, comandes anteriors o altres documents.
Selecciona els albarans que vols facturar
Revisa els lliuraments pendents del client i selecciona els albarans que han de formar part de la factura.
L’agrupació es fa sobre operacions del mateix client i permet decidir quins lliuraments s’incorporen en cada procés de facturació.
Revisa abans d’emetre
Abans de generar la factura definitiva, comprova:
- els albarans inclosos;
- els productes i quantitats;
- les possibles incidències o devolucions;
- les condicions comercials;
- les dades fiscals del client;
- i els imports resultants.
Un cop validada l’operació, Shopswey genera la factura corresponent mantenint la relació amb els lliuraments que la van originar.
Un exemple en un negoci de planta i flor
Imagina que un client professional fa diverses compres durant el mes.
El dimarts rep un primer lliurament de plantes i el divendres un segon. Cada sortida genera el seu propi albarà.
Quan arriba el moment de facturar, no cal reconstruir manualment què es va lliurar durant aquest període: es revisen els albarans del client i se seleccionen els que s’han d’incloure a la factura.
Llisca la taula per veure totes les columnes.
| Operació | Document | Què conserva |
|---|---|---|
| Primer lliurament | Albarà 1 | Plantes, formats i quantitats de la primera sortida |
| Segon lliurament | Albarà 2 | Plantes, formats i quantitats de la segona sortida |
| Facturació | Factura agrupada | Els albarans seleccionats per a aquest client |
El resultat és una factura consolidada sense perdre el detall documental dels lliuraments que es van fer per separat.
Què revisar abans d’agrupar albarans
L’automatització del circuit redueix feina administrativa, però l’emissió d’una factura continua requerint validació.
- Identitat del client. Comprova que tots els documents pertanyen a la mateixa fitxa de client i no únicament a empreses amb noms similars.
- Estat dels albarans. Revisa que els lliuraments seleccionats siguin els que realment vols facturar i que no hagin estat inclosos prèviament en una altra factura.
- Quantitats i incidències. Resol diferències de lliurament, devolucions o modificacions abans de tancar la facturació.
- Condicions comercials. Verifica preus, descomptes i altres condicions aplicades a les operacions.
- Dades fiscals. Comprova que la informació necessària per emetre la factura sigui correcta.
Aquests controls mantenen la coherència entre l’operació comercial, la mercaderia lliurada i la documentació finalment facturada.
Una operació, diversos documents, una mateixa traçabilitat
Comanda, albarà i factura representen moments diferents del procés comercial.
La comanda permet preparar i seguir l’operació.
L’albarà documenta el que es lliura.
La factura formalitza les operacions que es facturen.
Mantenir aquesta separació permet treballar amb clients que reben múltiples lliuraments sense perdre el detall de cada moviment i, alhora, simplificar la facturació agrupada.
Porta el teu circuit real a la demostració
La millor manera d’avaluar aquest flux és fer-ho sobre una situació habitual de la teva empresa.
Durant la demostració podem revisar:
- com identifiques actualment els teus clients professionals;
- com gestiones comandes i lliuraments;
- amb quina freqüència factures;
- com agrupes actualment diversos lliuraments;
- quines tarifes o descomptes utilitzes;
- i quina informació necessites conservar durant tot el procés.
Shopswey és la plataforma de venda, gestió i facturació. La posada en marxa permet adaptar la configuració i les dades al funcionament de cada negoci.