Factura electrònica B2B
Factura electrònica entre empreses: què canvia i què no
La factura electrònica no és un PDF enviat per correu. És un document amb format estructurat que el sistema del client pot llegir i processar automàticament.
Aquesta diferència, que sembla tècnica, és la que explica gairebé tots els dubtes: per què no serveix el PDF de sempre, per què cal que el programa la generi i en què es distingeix de VeriFactu.
Un PDF no és una factura electrònica
És la confusió més habitual. Un PDF és una imatge del document: una persona el llegeix, però un programa no en pot extreure de manera fiable l’import, el NIF o les línies de detall.
Una factura electrònica és un fitxer estructurat: les dades van en camps identificats, de manera que el sistema del destinatari la pot registrar sense que ningú la teclegi. Normalment s’acompanya d’una representació visual per a les persones, però el document vàlid és l’estructurat.
La prova pràctica: si el teu client ha de copiar dades a mà de la teva factura al seu programa, això no és facturació electrònica, per molt digital que sigui l’enviament.
En què es diferencia de VeriFactu
Són dues coses diferents i és fàcil barrejar-les, perquè totes dues afecten la facturació i arriben en un moment semblant.
- VeriFactu mira cap a l’Agència Tributària: garanteix que les factures que emets queden registrades de manera no manipulable.
- La factura electrònica mira cap al teu client: canvia el format en què li lliures la factura perquè el seu sistema la pugui processar.
Un negoci pot acabar necessitant totes dues coses, però resolen problemes diferents i no se substitueixen entre si.
Què necessites per emetre-la
Més enllà del format, hi ha tres peces que han d’estar al seu lloc:
- Dades de client completes i correctes. Identificació fiscal vàlida: és el que permet que la factura es lliuri i s’identifiqui bé. Aquí és on apareixen més problemes.
- Un programa que generi el format estructurat. No és un ajust de disseny ni una plantilla diferent.
- Una via d’enviament i recepció. Segons el cas, plataformes d’intercanvi o connexió amb el sistema del client.
La conclusió pràctica és que la feina prèvia no és tècnica, sinó de dades: fitxes de client incompletes o duplicades són el motiu més freqüent que una factura no arribi.
Què canvia en el dia a dia
Menys del que es tem, si la facturació ja surt d’un programa connectat amb les vendes.
Continues treballant igual: prepares la comanda, generes l’albarà si hi ha lliuraments, i factures quan correspon. El que canvia és el format del document que surt al final i la via per la qual arriba al client.
On sí que es nota és en els negocis que facturen des de diversos llocs, o on la factura es munta a mà a partir de notes. Allà el canvi de format obliga a ordenar abans el circuit.
Com ho resol Shopswey
Shopswey genera i gestiona la factura electrònica dins del mateix circuit de clients, comandes i facturació. No és una eina separada a la qual s’hagin de traslladar dades.
El circuit complet és el de sempre: la venda genera la comanda, els lliuraments es documenten amb albarans i la factura s’emet agrupant el que correspongui, en el format que necessiti cada client.
La posada en marxa concreta el circuit i la configuració que necessita cada negoci, inclosa la revisió de les dades de client, que és on sol ser la feina real.
El pas següent
Abans de decidir eina, convé saber dues coses: amb què emets les factures avui i en quin estat estan les fitxes dels teus clients professionals.
Ho podem revisar sobre la teva operativa real i veure quina informació es pot recuperar i què caldria completar.