Factura electrónica B2B
Factura electrónica entre empresas: qué cambia y qué no
La factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un documento con formato estructurado que el sistema del cliente puede leer y procesar automáticamente.
Esa diferencia, que parece técnica, es la que explica casi todas las dudas: por qué no vale el PDF de siempre, por qué hace falta que el programa lo genere y en qué se distingue de VeriFactu.
Un PDF no es una factura electrónica
Es la confusión más habitual. Un PDF es una imagen del documento: una persona lo lee, pero un programa no puede extraer de forma fiable el importe, el NIF o las líneas de detalle.
Una factura electrónica es un fichero estructurado: los datos van en campos identificados, de manera que el sistema del destinatario puede registrarla sin que nadie la teclee. Normalmente se acompaña de una representación visual para las personas, pero el documento válido es el estructurado.
La prueba práctica: si tu cliente tiene que copiar datos a mano de tu factura a su programa, eso no es facturación electrónica, por muy digital que sea el envío.
En qué se diferencia de VeriFactu
Son dos cosas distintas y es fácil mezclarlas, porque ambas afectan a la facturación y llegan en un momento parecido.
- VeriFactu mira hacia la Agencia Tributaria: garantiza que las facturas que emites quedan registradas de forma no manipulable.
- La factura electrónica mira hacia tu cliente: cambia el formato en que le entregas la factura para que su sistema la pueda procesar.
Un negocio puede acabar necesitando ambas cosas, pero resuelven problemas diferentes y no se sustituyen entre sí.
Qué necesitas para emitirla
Más allá del formato, hay tres piezas que deben estar en su sitio:
- Datos de cliente completos y correctos. Identificación fiscal válida: es lo que permite que la factura se entregue e identifique bien. Aquí es donde más problemas aparecen.
- Un programa que genere el formato estructurado. No es un ajuste de diseño ni una plantilla distinta.
- Una vía de envío y recepción. Según el caso, plataformas de intercambio o conexión con el sistema del cliente.
La conclusión práctica es que el trabajo previo no es técnico, sino de datos: fichas de cliente incompletas o duplicadas son el motivo más frecuente de que una factura no llegue.
Qué cambia en el día a día
Menos de lo que se teme, si la facturación ya sale de un programa conectado con las ventas.
Sigues trabajando igual: preparas el pedido, generas el albarán si hay entregas, y facturas cuando corresponde. Lo que cambia es el formato del documento que sale al final y la vía por la que llega al cliente.
Donde sí se nota es en los negocios que facturan desde varios sitios, o donde la factura se monta a mano a partir de notas. Ahí el cambio de formato obliga a ordenar antes el circuito.
Cómo lo resuelve Shopswey
Shopswey genera y gestiona la factura electrónica dentro del mismo circuito de clientes, pedidos y facturación. No es una herramienta separada a la que haya que trasladar datos.
El circuito completo es el mismo de siempre: la venta genera el pedido, las entregas se documentan con albaranes y la factura se emite agrupando lo que corresponda, en el formato que necesite cada cliente.
La puesta en marcha concreta el circuito y la configuración que necesita cada negocio, incluida la revisión de los datos de cliente, que es donde suele estar el trabajo real.
El siguiente paso
Antes de decidir herramienta, conviene saber dos cosas: con qué emites las facturas hoy y en qué estado están las fichas de tus clientes profesionales.
Podemos revisarlo sobre tu operativa real y ver qué información se puede recuperar y qué habría que completar.