Què és VeriFactu i com preparar la facturació del teu negoci

Què és VeriFactu, a la pràctica

VeriFactu no és una factura diferent ni un portal on introduir dades a mà. És una obligació que recau sobre el programa amb què emets factures.

Quan s’emet una factura, el sistema genera a més un registre de facturació: un apunt amb les dades essencials d’aquella operació, signat i encadenat amb el registre anterior. Aquest encadenament és el que impedeix alterar una factura passada sense que en quedi rastre.

Per a qui factura, el canvi visible és petit: un codi QR a la factura i, segons la configuració, una llegenda indicant que és un document verificable. L’important passa per sota.

A qui afecta

Afecta amb caràcter general empreses i professionals que emeten factura i no estan dins del Subministrament Immediat d’Informació (SII). És a dir, la majoria de pimes i comerços.

Hi ha activitats i règims amb particularitats, i els terminis d’entrada han anat canviant. Per això convé contrastar el teu cas concret amb la teva assessoria o amb la informació oficial de l’Agència Tributària, en lloc de donar per fet un calendari general.

Què ha de fer el teu programa de facturació

La responsabilitat tècnica és del programari. Aquests són els punts que ha de cobrir:

• Generar el registre de cada factura emesa, amb la seva empremta i l’encadenament a l’anterior.
• Incloure el QR a la factura, de manera que es pugui verificar.
• Impedir l’alteració de factures ja emeses: les correccions es fan amb factures rectificatives, no editant l’original.
• Conservar la traçabilitat d’anul·lacions i rectificacions, sense esborrar el rastre de l’operació inicial.
• Gestionar les incidències d’enviament o comunicació quan el registre no es pot completar a la primera.

Si la teva facturació surt avui d’un full de càlcul o de plantilles de document, aquest és el punt que cal resoldre: no n’hi ha prou amb canviar el disseny de la factura.

Què revisar al teu negoci abans que t’apliqui

Independentment de quan et toqui, aquestes comprovacions eviten sorpreses:

• Amb què emets les factures. Un programa, uns quants, o documents manuals. Si hi ha més d’un lloc on s’emeten factures, aquest és el primer problema a resoldre.
• Sèries i numeració. Han de ser coherents i sense salts injustificats.
• Dades fiscals dels teus clients. Identificació correcta, especialment en clients professionals i operacions intracomunitàries.
• Com corregeixes errors avui. Si la pràctica habitual és editar una factura ja emesa, caldrà canviar-la per rectificatives.
• Tiquets i vendes al taulell. El TPV també emet documents i entra al circuit.

Com ho resol Shopswey

A Shopswey la facturació no és un mòdul a part: forma part del mateix circuit que les vendes, els clients i les comandes. VeriFactu està integrat en aquest circuit, amb generació dels registres corresponents, QR i seguiment de l’estat de cada operació.

Això importa per una raó pràctica: si la factura neix del mateix lloc on hi ha la venda, no cal reintroduir dades ni quadrar dos sistemes perquè el registre sigui coherent.

Les correccions es fan amb factures rectificatives mantenint la referència a l’operació original, que és com ha de funcionar quan ja no es pot editar una factura emesa.

El pas següent

La pregunta útil no és «quan m’obliga?», sinó «amb què facturo i està preparat?». Si la resposta és un programa que no ho està, o diversos llocs diferents, convé resoldre-ho amb temps.

Podem revisar com factures ara, quina informació caldria recuperar i com quedaria el circuit complet en el teu cas, sobre la teva operativa real i no sobre un exemple genèric.