Qué es VeriFactu y cómo preparar la facturación de tu negocio

Qué es VeriFactu, en la práctica

VeriFactu no es una factura distinta ni un portal donde entrar datos a mano. Es una obligación que recae sobre el programa con el que emites facturas.

Cuando se emite una factura, el sistema genera además un registro de facturación: un apunte con los datos esenciales de esa operación, firmado y encadenado con el registro anterior. Ese encadenamiento es lo que impide alterar una factura pasada sin que quede rastro.

Para quien factura, el cambio visible es pequeño: un código QR en la factura y, según la configuración, una leyenda indicando que es un documento verificable. Lo importante ocurre por debajo.

A quién afecta

Afecta con carácter general a empresas y profesionales que emiten factura y no están dentro del Suministro Inmediato de Información (SII). Es decir, a la mayoría de pymes y comercios.

Hay actividades y regímenes con particularidades, y los plazos de entrada han ido cambiando. Por eso conviene contrastar tu caso concreto con tu asesoría o con la información oficial de la Agencia Tributaria, en lugar de dar por hecho un calendario general.

Qué debe hacer tu programa de facturación

La responsabilidad técnica es del software. Estos son los puntos que debe cubrir:

• Generar el registro de cada factura emitida, con su huella y su encadenamiento al anterior.
• Incluir el QR en la factura, de forma que pueda verificarse.
• Impedir la alteración de facturas ya emitidas: las correcciones se hacen con facturas rectificativas, no editando el original.
• Conservar la trazabilidad de anulaciones y rectificaciones, sin borrar el rastro de la operación inicial.
• Gestionar las incidencias de envío o comunicación cuando el registro no puede completarse a la primera.

Si tu facturación sale hoy de una hoja de cálculo o de plantillas de documento, ese es el punto que hay que resolver: no basta con cambiar el diseño de la factura.

Qué revisar en tu negocio antes de que te aplique

Independientemente de cuándo te toque, estas comprobaciones evitan sorpresas:

• Con qué emites las facturas. Un programa, varios, o documentos manuales. Si hay más de un sitio donde se emiten facturas, ese es el primer problema a resolver.
• Series y numeración. Deben ser coherentes y sin saltos injustificados.
• Datos fiscales de tus clientes. Identificación correcta, especialmente en clientes profesionales y operaciones intracomunitarias.
• Cómo corriges errores hoy. Si la práctica habitual es editar una factura ya emitida, habrá que cambiarla por rectificativas.
• Tickets y ventas en mostrador. El TPV también emite documentos y entra en el circuito.

Cómo lo resuelve Shopswey

En Shopswey la facturación no es un módulo aparte: forma parte del mismo circuito que las ventas, los clientes y los pedidos. VeriFactu está integrado en ese circuito, con generación de los registros correspondientes, QR y seguimiento del estado de cada operación.

Esto importa por una razón práctica: si la factura nace del mismo sitio donde está la venta, no hay que reintroducir datos ni cuadrar dos sistemas para que el registro sea coherente.

Las correcciones se hacen con facturas rectificativas manteniendo la referencia a la operación original, que es como debe funcionar cuando ya no se puede editar una factura emitida.

El siguiente paso

La pregunta útil no es «¿cuándo me obliga?», sino «¿con qué facturo y está preparado?». Si la respuesta es un programa que no lo está, o varios sitios distintos, conviene resolverlo con tiempo.

Podemos revisar cómo facturas ahora, qué información habría que recuperar y cómo quedaría el circuito completo en tu caso, sobre tu operativa real y no sobre un ejemplo genérico.